Firmvorbereitung-Software
Software für die Firmvorbereitung in der Pfarrei
Anmeldung, Firmgruppen, Termine, Anwesenheit, Dokumente und Kommunikation an einem Ort, statt in Excel-Listen, Ordnern und WhatsApp-Gruppen. Diese Seite erklärt, was eine Firmvorbereitung-Software können muss, worauf Pfarreien beim Datenschutz achten sollten, was sie kostet und wie die Einführung gelingt. Firmpass ist unsere Antwort darauf; die Kriterien gelten für jede Lösung.
Was eine Firmvorbereitung-Software können muss
Die Firmvorbereitung ist Jugendarbeit mit Verwaltungsanteil. Eine Software lohnt sich nur, wenn sie genau diesen Anteil abnimmt: die Liste, den Ordner, das Nachfragen. Sechs Anforderungen, die sich in Gesprächen mit Pfarreien immer wieder als entscheidend erwiesen haben.
1. Online-Anmeldung, die direkt Firmlinge anlegt
Ein Formular mit Pflichtfeldern (Taufdatum, Kontakt der Eltern, Einwilligungen), das die Daten ohne Abtippen in die Firmlingsliste übernimmt und automatisch bestätigt. Alles andere erzeugt die Fehler, die im Juni beim Drucken der Urkunden auffallen.
2. Firmgruppen und Termine mit Zuordnung
Gruppen anlegen, Firmlinge per Ziehen zuordnen, Termine je Gruppe oder für alle planen, und ein Kalender, den Firmlinge und Eltern selbst sehen. Das nimmt dem Team den größten Teil der Rückfragen ab.
3. Anwesenheit ohne Klemmbrett
Firmlinge checken sich per QR-Code ein oder die Firmleitung hakt in Sekunden ab. Die Auswertung je Termin, Gruppe und Firmling ist sofort da. Anwesenheit ist keine Kontrolle, sondern Fairness und Aufsichtspflicht.
4. Dokumente und Nachweise mit Ablaufdatum
Taufnachweise und Einverständniserklärungen der Firmlinge, Führungszeugnisse und Präventionsschulungen des Teams, mit Erinnerung, bevor etwas abläuft. Bei der Visitation ist das der Unterschied zwischen fünf Minuten und einem Nachmittag.
5. Kommunikation, die nicht über private Nummern läuft
Rundmails an Eltern, ein moderierter Gruppenchat für die Firmlinge, Umfragen für das Wochenende. Ohne WhatsApp, ohne Telefonnummern von Minderjährigen auf privaten Handys der Firmhelfer.
6. Rollen, Rechte und ein Ende
Firmhelfer sehen nur ihre Gruppe, das Pfarrbüro alles. Nach der Firmung: Export für Firmbuch und Urkunden, dann Löschung oder Archivierung nach den kirchlichen Fristen. Eine Software, die keine Daten löschen kann, ist ein Datenschutzproblem auf Vorrat.
Datenschutz-Checkliste für Pfarreien
Für katholische Pfarreien gilt das Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG), das der DSGVO entspricht und in einigen Punkten strenger ist. Die Firmvorbereitung verarbeitet Daten Minderjähriger, darunter Gesundheitsangaben wie Allergien und Notfallkontakte. Diese sieben Fragen sollte jede Software beantworten können, bevor die erste Anmeldung eingeht.
- Wo liegen die Daten? Server in Deutschland oder zumindest in der EU, ohne Übermittlung in Drittländer. Bei Firmpass: Rechenzentrum in Deutschland.
- Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Nach § 29 KDG Pflicht. Er muss vorliegen, bevor Daten eingegeben werden. Bei Firmpass ist er unter Dokumente abrufbar und Teil jedes Pakets.
- Sind die technisch-organisatorischen Maßnahmen dokumentiert? Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Backups, Protokollierung. Die Pfarrei braucht diese Beschreibung für ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
- Wer sieht was? Ein Rollenmodell, das Firmhelfern nur die eigene Gruppe zeigt und sensible Felder (Allergien, Notfallkontakte) auf die Leitung beschränkt.
- Wie werden Einwilligungen erfasst? Fotos, Weitergabe an Paten, Nutzung eines Chats: Die Einwilligung der Eltern gehört in die Anmeldung, nicht auf einen Zettel im Ordner.
- Was passiert mit Chat und Nachrichten? Ein Messenger auf eigenem Server mit Moderation und ohne Adressbuchzugriff, statt eines Dienstes, der Telefonnummern an Dritte übermittelt.
- Wie werden Daten gelöscht? Je Firmling und für den ganzen Jahrgang, mit Export vorher. Die Aufbewahrungsfristen für Sakramentenbücher gelten für das Firmbuch, nicht für die Arbeitsdaten der Vorbereitung.
Ausführlicher, mit Blick auf WhatsApp und die KDG-Regeln, im Ratgeber von Pfario: WhatsApp in der Pfarrei und Datenschutz.
Was die Firmvorbereitung-Software kostet
Der ehrliche Vergleich schließt die Arbeitszeit ein. Eine Firmleitung, die pro Woche zwei Stunden mit Listen, Nachfragen und Abtippen verbringt, kommt über eine Firmvorbereitung auf 40 bis 60 Stunden Verwaltung.
| Lösung | Kosten pro Jahr | Deckt ab | Bleibt Handarbeit |
|---|---|---|---|
| Tabelle, Ordner, Messenger | 0 € | Alles, irgendwie | Alles: Anmeldung abtippen, Anwesenheit nachtragen, Nachweise prüfen, Chats moderieren |
| Firm-App des Bonifatiuswerks | 0 € | Inhalte, Impulse, Kalender, Gruppenchat | Anmeldung, Anwesenheit, Dokumente, Führungszeugnisse, Export |
| Pfarrverwaltung des Bistums | über das Bistum | Stammdaten, Firmbuch, Urkunden | Die gesamte Vorbereitung: Gruppen, Termine, Anwesenheit, Team-Nachweise |
| Firmpass | ab 119,99 € | Anmeldung, Gruppen, Termine, Anwesenheit, Dokumente, Nachweise, Formulare, Chat, Stempelheft, Export | Die Katechese selbst, und das soll so bleiben |
Preise und Paketumfang von Firmpass: Pakete. Für mehrere Pfarreien: Rahmenlizenzen für Dekanate und Bistümer. Der ausführliche Vergleich mit der Firm-App steht im Ratgeber: Firm-App und Firmpass im Vergleich.
Einführung in der Pfarrei: vier Schritte
Der beste Zeitpunkt ist der Vorlauf vor dem nächsten Jahrgang, wenn die Anmeldung noch nicht gestartet ist. Ein Wechsel mitten in der Vorbereitung geht auch, ist aber anstrengender.
Testen
30 Tage kostenlos mit dem Einrichtungsassistenten: Pfarrei, Gruppen, Anmeldeformular. Etwa eine Stunde, keine Kündigung nötig.
Datenschutz klären
AV-Vertrag und TOM an den Datenschutzbeauftragten der Pfarrei oder des Bistums, Eintrag ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
Team einweisen
Firmleitungen und Firmhelfer bekommen ihre Rollen, das Pfarrbüro den Vollzugriff. Die Hilfe erklärt jeden Schritt, ab dem Komfort-Paket führen wir persönlich ein.
Anmeldung öffnen
Das Anmeldeformular auf die Pfarrei-Website oder in den Elternbrief, die ersten Firmlinge melden sich an, das Stempelheft läuft ab dem ersten Treffen.
Testphase endet automatisch · Zahlung auf Rechnung · Support per E-Mail
So setzt Firmpass die Anforderungen um
Formulare und Online-Anmeldung
Baukasten mit Pflichtfeldern, Einwilligungen und öffentlicher Formularseite. Jede Einsendung wird ein Firmling.
Anwesenheit per QR-Code
Firmlinge scannen sich ein, die Quote je Termin und Gruppe steht sofort im Panel.
Führungszeugnisse des Teams
Stand, Ablaufdatum und automatische Erinnerung für jeden Firmhelfer.
Gruppenchat statt WhatsApp
Auf eigenem Server, moderiert, mit Umfragen und ohne private Telefonnummern.
Dokumentenverwaltung
Taufscheine, Einverständnisse und Pflichtdokumente je Firmling, mit Dokument-Check.
Stempelheft für Firmlinge
Die Firmlinge sehen in der App, was sie geschafft haben und was noch kommt.
Häufige Fragen zur Firmvorbereitung-Software
Braucht eine kleine Pfarrei überhaupt eine Software für die Firmvorbereitung?
Bei zehn Firmlingen und einer Gruppe reicht oft eine Liste. Ab zwei Gruppen, mehreren Firmhelfern oder sobald Führungszeugnisse, Anwesenheit und Anmeldungen dokumentiert werden müssen, spart eine Software mehr Zeit, als sie kostet. Die 30-Tage-Testphase zeigt, ob das für euch gilt.
Müssen die Firmlinge eine App installieren?
Nein. Firmlinge nutzen ihren Zugang wahlweise in der App oder im Browser. Wer kein Smartphone hat, wird vom Firmteam mitverwaltet; die Anwesenheit erfasst dann die Firmleitung.
Was unterscheidet eine Firmvorbereitung-Software von der Pfarrverwaltung des Bistums?
Die Pfarrverwaltungssysteme der Bistümer führen Stammdaten und Sakramentenbücher. Die Firmvorbereitung selbst, also Gruppen, Termine, Anwesenheit, Stempelheft, Dokumente des Teams und die Kommunikation mit Eltern, bilden sie in der Regel nicht ab. Eine Firmvorbereitung-Software ergänzt sie; am Ende werden die Daten für Firmbuch und Urkunden exportiert.
Ist Firmpass mit dem kirchlichen Datenschutz (KDG) vereinbar?
Ja. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, ein Auftragsverarbeitungsvertrag und technisch-organisatorische Maßnahmen sind Teil des Pakets, Rollen und Rechte beschränken den Zugriff auf die eigene Gruppe. Verantwortliche Stelle bleibt die Pfarrei.
Was kostet eine Firmvorbereitung-Software?
Firmpass kostet ab 119,99 Euro im Jahr je Pfarrei, Rahmenlizenzen für Dekanate und Bistümer nach Vereinbarung. Die kostenlose Firm-App des Bonifatiuswerks deckt Inhalte und Kalender ab, aber keine Verwaltung. Tabellen und Messenger kosten nichts, außer der Arbeitszeit des Teams.
Firmpass 30 Tage kostenlos testen
Die Testphase endet automatisch, ohne Kündigung und ohne versteckte Kosten.
Wissen rund um die Firmung: zum Ratgeber · Anleitungen für Nutzer: zur Hilfe