Rahmenlizenz
Firmpass für Bistümer und Dekanate
Eine Rahmenlizenz für alle angeschlossenen Pfarreien: einmalig zentral beauftragt, dezentral genutzt – mit getrennten Mandanten je Pfarrei, zentraler Abrechnung und strukturierter Einführung.
Leistungsumfang der Rahmenlizenz
Die übergeordnete Stelle beauftragt Firmpass einmalig. Die angeschlossenen Pfarreien werden anschließend freigeschaltet – ohne eigenen Beschaffungsvorgang und ohne eigenes Budget.
Eine Lizenz für alle Pfarreien
Bistum, Dekanat oder Pfarrverband schließen eine Rahmenvereinbarung. Die angeschlossenen Pfarreien nutzen Firmpass auf dieser Grundlage – ohne einzelne Bestellvorgänge und ohne separate Verträge.
Mandantentrennung
Jede Pfarrei arbeitet in einem eigenen, technisch getrennten Mandanten. Zugriffe sind auf den jeweils eigenen Mandanten beschränkt; ein Zugriff auf Daten anderer Pfarreien ist systemseitig ausgeschlossen.
Zentrale Abrechnung
Eine Jahresrechnung an die beauftragende Stelle statt einzelner Rechnungen je Pfarrei. Zahlung auf Rechnung, auf Wunsch mit den für kirchliche Einrichtungen üblichen Zahlungszielen.
Strukturierte Einführung
Die Einführung erfolgt in Wellen: Einrichtungs-Webinare je Gruppe von Pfarreien, dazu schriftliche Dokumentation und Video-Tutorials für die Teams vor Ort.
Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Betrieb ausschließlich auf Servern in Deutschland. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung wird im Rahmen der Rahmenvereinbarung einheitlich für alle angeschlossenen Pfarreien geschlossen; verantwortliche Stelle bleibt die jeweilige Pfarrei.
Konfiguration je Pfarrei
Aktionen, Vorlagen und Abläufe werden je Mandant konfiguriert. Zusätzliche Funktionen für ein diözesanes Firmkonzept stimmen wir im Rahmen der Vereinbarung ab.
Für welche Ebenen sich eine Rahmenlizenz eignet
Immer dann, wenn nicht die einzelne Pfarrei entscheidet, sondern eine übergeordnete Stelle die Firmvorbereitung mehrerer Gemeinden verantwortet oder finanziert.
Bistümer und Diözesen
Eine einheitliche Lösung anstelle gewachsener Insellösungen: vergleichbare Standards bei Datenschutz, Präventionsdokumentation und der Einarbeitung ehrenamtlich Mitarbeitender – und eine Umsetzung der diözesanen Rahmenordnung in allen Pfarreien.
Dekanate und Regionen
Auf Dekanats- oder Regionsebene wird die Firmvorbereitung mehrerer Pfarreien koordiniert. Eine Lizenz auf dieser Ebene deckt alle beteiligten Pfarreien ab, ohne dass jede Gemeinde einzeln beschaffen muss.
Pfarrverbände und Seelsorgeeinheiten
Je nach Bistum als Pfarrverband, Pfarreiengemeinschaft oder pastoraler Raum bezeichnet: mehrere Pfarreien unter gemeinsamer Leitung, die eigene Firmgruppen führen. Jede Gemeinde behält dabei ihren eigenen Mandanten.
Ablauf der Einführung
Über die Rahmenlizenz wird erst entschieden, nachdem Firmpass im regulären Betrieb erprobt wurde.
Erstgespräch
Erhebung des Bedarfs: Anzahl der Pfarreien, bestehende Abläufe sowie Anforderungen aus Datenschutz und Prävention.
Pilotbetrieb
Ausgewählte Pfarreien setzen Firmpass in der laufenden Firmvorbereitung ein. Einrichtung und Begleitung übernehmen wir.
Rahmenvereinbarung
Angebot mit Leistungsumfang, Konditionen und Laufzeit sowie den erforderlichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen.
Rollout
Aufnahme der weiteren Pfarreien in Wellen – jeweils mit Webinar, Dokumentation und festem Ansprechpartner.
Unverbindlich · Zahlung auf Rechnung · Pilotbetrieb vor Vertragsabschluss
Häufige Fragen zur Rahmenlizenz
Wie werden die Konditionen einer Rahmenlizenz ermittelt?
Die Konditionen richten sich nach der Anzahl der angeschlossenen Pfarreien und Nutzer sowie nach dem vereinbarten Leistungsumfang. Anstelle einzelner Rechnungen an die Pfarreien erhält die beauftragende Stelle eine Jahresrechnung, auf Wunsch mit den für kirchliche Einrichtungen üblichen Zahlungszielen. Ein verbindliches Angebot erstellen wir im Anschluss an das Erstgespräch.
Hat das Bistum Zugriff auf die Daten der einzelnen Pfarreien?
Nein. Jede Pfarrei arbeitet in einem eigenen, technisch getrennten Mandanten und sieht ausschließlich die eigenen Daten. Auch die beauftragende Stelle erhält standardmäßig keinen Zugriff auf personenbezogene Daten der angeschlossenen Pfarreien. Werden Kennzahlen auf diözesaner Ebene benötigt, werden Umfang, Aggregationsgrad und Rechtsgrundlage vorab gesondert vereinbart.
Können einzelne Pfarreien unabhängig von einer Rahmenlizenz starten?
Ja. Jede Pfarrei kann Firmpass über die regulären Pakete beziehen und 30 Tage unverbindlich testen. Wird zu einem späteren Zeitpunkt eine Rahmenvereinbarung geschlossen, werden bestehende Mandanten in diese überführt; die bereits erfassten Daten bleiben erhalten.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Ausschließlich auf Servern in Deutschland. Firmpass ist auf die Anforderungen der DSGVO und des KDG ausgelegt; die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung wird im Rahmen der Rahmenvereinbarung einheitlich für alle angeschlossenen Pfarreien geschlossen. Datenschutzrechtlich verantwortlich bleibt die jeweilige Pfarrei; Unterlagen für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten stellen wir auf Anfrage bereit. Weitere Angaben enthält unsere Datenschutzerklärung.
Wie ist die Einführung in einer größeren Zahl von Pfarreien organisiert?
Die Einführung erfolgt in Wellen. Nach dem Pilotbetrieb werden die weiteren Pfarreien gruppenweise aufgenommen. Jede Welle erhält ein Einrichtungs-Webinar sowie schriftliche Dokumentation und Video-Tutorials; für die beauftragende Stelle steht ein fester Ansprechpartner zur Verfügung.
Ist ein Pilotbetrieb vor Vertragsabschluss möglich?
Ja. Vor Abschluss einer Rahmenvereinbarung kann Firmpass mit ausgewählten Pfarreien im regulären Betrieb erprobt werden. Über Umfang und Laufzeit der Lizenz wird erst im Anschluss entschieden.
Rahmenlizenz für Ihr Bistum
Teilen Sie uns die Anzahl der beteiligten Pfarreien mit. Wir melden uns innerhalb von ein bis zwei Werktagen mit einem Vorschlag.
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