Begriffe von A bis Z
Firmpass benutzt einige Wörter in einer festen Bedeutung. Diese Liste hält fest, welche das sind. Sie wächst mit dem Wiki mit.
- Aktion
- Ein Termin der Firmvorbereitung, zum Beispiel ein Gruppenabend, ein Gottesdienst oder ein Wochenende. Aktionen stehen im Reiter Aktionen und sind die Grundlage der Anwesenheit.
- Anfrage
- Eine Buchung, die noch freigegeben werden muss. Im Belegungsplan sind Anfragen als Angefragt gekennzeichnet, freigegeben werden sie im Reiter Anfragen.
- Anmeldeformular
- Das Formular, über das sich Firmlinge zur Firmung anmelden. Jede Einsendung legt direkt einen Firmling an. Ohne veröffentlichtes Anmeldeformular ist keine Online-Anmeldung möglich.
- Anwesenheit
- Die Teilnahme eines Firmlings an einer Aktion. Sie wird im Panel gesetzt oder in der App per QR-Code erfasst.
- Anwesenheitsquote
- Der Anteil der Termine, an denen ein Firmling da war. Beurlaubte und nicht erfasste Termine bleiben aus der Rechnung heraus. Die Quote steht im Reiter Reporting.
- Baukasten
- Die Bearbeitungsansicht eines Formulars: links die Feldpalette und die FELDOPTIONEN, rechts die FORMULAR-VORSCHAU. Über die Randleiste wechselst du zwischen FELDER und EINSTELLUNGEN.
- Belegungsplan
- Die Tages- oder Wochenansicht der Raumbuchung. Sie zeigt, welcher Raum wann belegt ist.
- Betreuer
- Sammelbegriff für Firmleiter und Firmhelfer. Die Seite Führungszeugnisse führt genau diesen Personenkreis, Firmlinge stehen dort nicht.
- Beurlaubt
- Der Status für eine entschuldigte Abwesenheit, immer mit einem Grund. Beurlaubte Termine erscheinen ausgegraut und zählen nicht gegen die Anwesenheitsquote.
- Bezugsperson
- Ein Mensch, der mit der Anmeldung miterfasst wird, etwa Mutter, Vater, Patin oder Vormund. Bezugspersonen haben keinen eigenen Login und bleiben mit dem Firmling verknüpft. Welche es gibt, legt ihr in den Einstellungen des Anmeldeformulars fest.
- Buchung
- Die Reservierung eines Raums für einen Zeitraum. Eigene Buchungen stehen unter Meine Buchungen.
- Buchungshorizont
- Die Regel, wie weit im Voraus ein Raum gebucht werden darf, in Tagen. Ohne Angabe gilt keine Grenze. Eingestellt wird sie je Raum unter BUCHUNGSREGELN.
- Dokument-Check
- Der Reiter, in dem du abhakst, welche Firmlinge welche Dokumente abgegeben haben, und von dem aus du an fehlende Unterlagen erinnerst. Die Papiere selbst bekommt ihr außerhalb von Firmpass.
- Dokumenttyp
- Eine Art von Nachweis, die Firmlinge abgeben sollen, zum Beispiel Taufurkunde oder Patenbescheinigung. Dokumenttypen legst du im Reiter Dokumente fest.
- Einrichtung
- Die Checkliste unter Einstellungen › Einrichtung mit den vier Pflichtschritten und der Kür. Ihr Fortschritt richtet sich nach euren echten Daten.
- Einsendung
- Eine ausgefüllte Abgabe eines Formulars. Einsendungen laufen im Bereich Formulare zusammen.
- Einzelaktion
- Eine Aktion, die du für ein einzelnes Datum anlegst, etwa einen Ausflug. Das Gegenstück ist Woche planen, das für jede Firmgruppe einen Termin derselben Kalenderwoche erzeugt.
- Ernährung
- Die Ernährungsform einer Person. Firmpass kennt genau drei Werte: Vegan, Vegetarisch und Fleisch. Sie kommen aus dem Anmeldeformular oder aus Firmling bearbeiten. Wer nichts hinterlegt hat, zählt im Reiter Ernährung als Unbekannt.
- Firmgruppe
- Die Kleingruppe, in der ein Firmling seine Vorbereitung durchläuft. Firmgruppen sind die Basis für Aktionen und Anwesenheit. Optional hat eine Firmgruppe einen Trefftag.
- Firmhelfer
- Eingebaute Rolle. Unterstützt bei den Aktionen und sieht deutlich weniger als ein Firmleiter.
- Firmleiter
- Eingebaute Rolle. Führt die Firmvorbereitung im Alltag, plant Aktionen und pflegt die Firmlinge.
- Firmling
- Eine Jugendliche oder ein Jugendlicher in der Firmvorbereitung. Zugleich eingebaute Rolle: ein Firmling sieht ausschließlich die eigenen Daten.
- Firmverwalter
- Eingebaute Rolle mit vollem Zugriff auf die gesamte Firmvorbereitung, dazu sichtbar ist die Verwaltung, etwa der eigene E-Mail-Server. Diese Rolle richtet Firmpass ein.
- Form-Locker
- Der Abschnitt der Formular-Einstellungen, der den Zugang begrenzt: Zeitraum und Anmeldeschluss, Höchstzahl an Einträgen und die Beschränkung auf angemeldete Nutzer.
- Formular
- Ein frei gestaltetes Formular für Anmeldungen, Umfragen oder Rückmeldungen. Ein Formular ist Entwurf, Veröffentlicht oder im Archiv.
- Freigabe
- Die Zustimmung, die eine Buchung braucht, wenn der Raum auf Freigabe erforderlich steht. Bis dahin ist die Buchung nur eine Anfrage.
- Führungszeugnis
- Der Nachweis, den Firmleiter und Firmhelfer vorlegen. Firmpass speichert davon nur das Ausstellungsdatum, rechnet daraus den Ablauf und kann rechtzeitig erinnern. Das Zeugnis selbst bleibt bei der Pfarrei.
- Genehmiger
- Eine Person, die über die Buchungsanfragen eines Raums entscheidet. Genehmiger werden im geöffneten Raum eingetragen, erst nachdem er angelegt ist.
- Gruppenwunsch
- Die Angabe eines Firmlings, mit wem er gern in einer Firmgruppe wäre. Sie steht auf seiner Karte im Reiter Zuordnung als Wünsche.
- Kategorie
- Die Gruppe, zu der ein Raum gehört, etwa Säle oder Gruppenräume. Sie gibt die Farbe im Belegungsplan vor und bestimmt, wer die Räume buchen darf.
- Mehrfachbelegung
- Die Erlaubnis, denselben Raum zur selben Zeit mehrfach zu belegen. Steht sie aus, weist Firmpass überschneidende Buchungen ab.
- Mein Firmpass
- Die einzige Seite, die ein Firmling im Browser sieht: eigener QR-Code, eigener Fortschritt, eigene Aktionen und Dokumente. Wer nur die Rolle Firmling hat, landet nach dem Anmelden dort.
- Notfallkontakt
- Die Person, die im Ernstfall erreichbar ist. Notfallkontakte stehen in der Akte des Firmlings. Kommt der Kontakt aus der Anmeldung, ist er als „Verknüpfte Person“ markiert und bleibt automatisch aktuell.
- Personalisierte Einzelmail
- Die empfohlene Versandart einer Rundmail: eine eigene Mail je Einsendung, in der die Platzhalter durch die Angaben der jeweiligen Person ersetzt werden. Gegenstück ist die Sammelmail (BCC).
- Pflichtdokument
- Ein Dokumenttyp, den jeder Firmling abgeben muss. Nur Pflichtdokumente zählen in den Stand im Dokument-Check und stehen in der Erinnerungsmail. Ohne diese Markierung ist die Abgabe freiwillig.
- Pflichtfeld
- Ein Feld eines Formulars, ohne das sich das Formular nicht absenden lässt. Es trägt auf der öffentlichen Seite einen roten Stern. Eingestellt wird es in den FELDOPTIONEN.
- Pflichtschritt
- Einer der vier Schritte der Einrichtung, ohne die kein Firmjahr läuft: Firmgruppe, Aktion, E-Mail-Server, Anmeldeformular.
- Platzhalter
- Ein Kürzel in geschweiften Klammern, das beim Versand durch einen echten Wert ersetzt wird, etwa der Vorname aus dem Formular. Im Nachrichten-Editor öffnet ein / die Liste aller Platzhalter.
- Pufferzeit
- Die Minuten, die vor und nach jeder Buchung frei bleiben, damit ein Raum geräumt und gelüftet werden kann. Sie zählt bei der Konfliktprüfung mit.
- Raum
- Ein buchbarer Raum eurer Pfarrei. Räume legst du im Reiter Räume an.
- Registrieren
- Der Reiter, über den du einen Firmling von Hand anlegst, ohne den Weg über das Anmeldeformular.
- Reporting
- Die Auswertung der Firmvorbereitung, etwa Anwesenheiten und Stand der Dokumente, samt Export.
- Rolle
- Bestimmt, was jemand sieht und darf. Firmpass hat vier eingebaute Rollen, eigene Rollen kommen additiv dazu.
- Rundmail
- Eine E-Mail an alle oder ausgewählte Einsendende eines Formulars. Sie wird auf der Seite Einsendungen über die Schaltfläche Rundmails vorbereitet und versendet.
- Sammelmail (BCC)
- Die zweite Versandart einer Rundmail: eine einzige Mail an alle Adressen im BCC. Die Empfänger sehen einander nicht, dafür gibt es keine Personalisierung.
- Schnellmodus
- Eine Einstellung im Dokument-Check, die die Rückfrage vor jedem Abhaken für zehn Minuten abschaltet. Gedacht für einen ganzen Stapel auf einmal.
- Selbstanmeldung
- Die Einstellung einer Firmgruppe, ob sich Firmlinge diese Gruppe selbst aussuchen dürfen. Sie steht beim Anlegen und Bearbeiten der Firmgruppe und kennt die Wege Direkt aufnehmen und Erst bestätigen (Anfrage).
- Serie
- Eine Buchung, die sich in einem festen Rhythmus wiederholt. Firmpass legt jeden Termin einzeln an und prüft ihn einzeln auf Konflikte; stornieren lässt sich danach ein einzelner Termin oder die ganze Serie.
- Starthilfe
- Eine der fünf festen Startvorlagen für ein neues Formular. Sie gibt ein paar passende Felder vor. Davon zu unterscheiden sind Meine Vorlagen, die du selbst aus einem fertigen Formular sicherst.
- Stempelheft
- Die Kachelansicht der eigenen Aktionen auf Mein Firmpass. Je Aktion eine Karte, blasse Flamme für offen, gefüllte Flamme für erledigt.
- Tagesaktion
- Eine Aktion mit einem festen Datum. In Firmpass sind alle Aktionen Tagesaktionen. Der Begriff steht in der Legende des Kalenders.
- Trefftag
- Der Wochentag, an dem sich eine Firmgruppe regelmäßig trifft. Optional, wird aber gebraucht, sobald du mit Woche planen eine ganze Kalenderwoche auf einmal anlegst. Im Panel heißt das Feld Wochentag.
- Ungeordnet
- Sammelbegriff für alle Firmlinge ohne Firmgruppe. Sie stehen auf der Übersicht in einer eigenen Kachel und im Reiter Zuordnung in einer eigenen Spalte.
- Verknüpfte Person
- Ein Notfallkontakt, der aus einer Bezugsperson der Anmeldung entstanden ist. Er zeigt immer deren gepflegte Daten und bleibt damit aktuell. Wird er im Fenster Notfallkontakte bearbeitet und gespeichert, löst sich die Verknüpfung.
- Versandweg
- Die Entscheidung, worüber eure E-Mails hinausgehen: über den Mailserver von Firmpass oder über den eigenen Mailserver eurer Pfarrei. Der Versandweg steht unter Einstellungen › E-Mail-Server.
- Vorwarnzeit
- Der Vorlauf in Tagen, mit dem die Führungszeugnis-Mails ein ablaufendes Zeugnis oder eine nahende Altersgrenze melden. Einstellbar unter Einstellungen › Führungszeugnis-Mails.
- Wochenaktion
- Eine Aktion, die statt eines Datums eine Kalenderwoche trägt. Firmpass legt solche Aktionen nicht mehr an, der Begriff steht nur noch in der Legende des Kalenders.
- Zeitslot
- Eine halbe Stunde im Raster „Verfügbare Zeiten“, das ihr beim Bearbeiten eines Firmlings ausfüllt. Die gewählten Zeitslots erscheinen auf den Karten im Reiter Zuordnung und helfen beim Verteilen auf die Gruppen.
- Zuordnung
- Der Reiter, in dem du Firmlinge auf die Firmgruppen verteilst, je Gruppe eine Spalte. Wer noch keiner Gruppe zugeordnet ist, zählt auf der Übersicht als Ungeordnet.
Gut zu wissen
- Die Rollennamen im Panel lauten Firmverwalter, Firmleiter, Firmhelfer und Firmling. Andere Bezeichnungen wie „Admin“ oder „Betreuer“ kommen in Firmpass nicht vor.
- Firmgruppe und Formular sind zwei verschiedene Dinge. Die Firmgruppe ordnet Menschen, das Formular sammelt Antworten.
- Anfrage und Buchung unterscheiden sich nur in der Freigabe. Eine freigegebene Anfrage ist eine Buchung.