Voraussetzung: Die Übersicht Mailzustellung sehen alle, die die Einstellungen der Pfarrei verwalten dürfen. Damit überhaupt Mails hinausgehen, muss ein Versandweg eingerichtet sein, siehe E-Mail-Server einrichten.
So verschickt Firmpass eure Mails
Jede Mail, die Firmpass für eure Pfarrei verschickt, kommt zuerst in eine Warteschlange. Von dort geht sie gleichmäßig hinaus: höchstens 300 Empfänger pro Stunde, also etwa alle zwölf Sekunden eine Mail. Viele Anbieter lehnen ab, wenn in kurzer Zeit zu viele Mails von einem Postfach kommen. Der gleichmäßige Takt verhindert das.
- Einzelne Mails wie ein Zugang für ein neues Teammitglied, ein neues Passwort oder die Bestätigung einer Anmeldung gehen vor Rundmails. Sie warten also nicht hinter einer großen Rundmail.
- Eine Rundmail an 300 Personen braucht damit etwa eine Stunde, bis die letzte Mail abgegeben ist. Das ist gewollt.
- Eine Sammelmail aus einem Formular geht in Blöcken zu höchstens 20 Adressen hinaus. Jeder Empfänger im Block zählt für das Stundenlimit mit, so wie es die Anbieter auch zählen.
Wo du den Stand siehst
Öffne den Reiter Mailzustellung. Du findest ihn in der Verwaltung neben E-Mail-Server, in der Firmvorbereitung unter Einstellungen. Eine rote Zahl daneben zeigt, wie viele Mails gerade fehlgeschlagen sind.
Oben steht, ob der Versand läuft, pausiert oder angehalten ist, und wie viele Mails pro Stunde gerade hinausgehen.
Darunter findest du zwei Listen: Fehlgeschlagen mit allen Mails, die nicht zugestellt werden konnten, und Unterwegs mit allen, die noch warten oder gerade verschickt werden.
Wer eine Rundmail an eine Gruppe schickt, sieht den Stand auch direkt in der Gruppe: Im Reiter mit den Mitgliedern steht unter Letzte Rundmails, wie viele Mails schon zugestellt sind, wie viele noch unterwegs sind und wie viele fehlgeschlagen sind.
Was die Meldungen bedeuten
- Der Mailserver hat vorübergehend abgelehnt: zu viele Mails in kurzer Zeit. Euer Anbieter hat ein Versandlimit erreicht. Firmpass macht eine Pause, zuerst 15 Minuten, dann länger, verlangsamt den Versand und macht danach von selbst weiter. Du musst nichts tun.
- Das Tageskontingent des Mailkontos ist erschöpft. Euer Postfach darf heute keine weiteren Mails mehr verschicken. Firmpass versucht es stündlich wieder, die Mails gelten nicht als fehlgeschlagen.
- Der Mailserver war vorübergehend nicht erreichbar. Die Mail wird automatisch erneut versucht: nach 5, 15 und 30 Minuten, nach einer und zwei Stunden, danach alle vier Stunden. Klappt es 24 Stunden lang nicht, gilt sie als fehlgeschlagen.
- Die Empfängeradresse existiert nicht oder ist nicht erreichbar. Diese eine Mail ist fehlgeschlagen. Prüfe die Adresse der Person, die übrigen Mails laufen weiter.
- Der Mailserver hat die Anmeldung oder den Absender abgelehnt. Der Versand ist angehalten, siehe Versand angehalten.
- Fehler beim Versand über den Mailanbieter. Der Anbieter hat die Mail aus einem anderen Grund abgelehnt, zum Beispiel weil sie zu groß ist.
Mails erneut senden
Öffne Mailzustellung und dort die Liste Fehlgeschlagen.
Behebe zuerst die Ursache, wenn es eine gibt, etwa eine falsche Adresse bei der Person oder falsche Zugangsdaten unter E-Mail-Server.
Klicke bei einer Mail auf Erneut senden, oder markiere mehrere und klicke auf Ausgewählte erneut senden. Mit Alle fehlgeschlagenen erneut senden erfasst du auch die Mails auf den weiteren Seiten der Liste.
Die Mails wandern zurück in die Warteschlange und gehen im gewohnten Takt hinaus. Du findest sie danach unter Unterwegs.
Die Mail geht genau so hinaus, wie sie ursprünglich verfasst wurde, mit demselben Absender, Betreff, Text und denselben Anhängen. Erneut senden darf, wer die Einstellungen der Pfarrei verwalten darf. In der Liste steht danach, wer die Mail wann erneut gesendet hat.
Versand angehalten
Lehnt der Mailserver die Anmeldung ab oder sperrt er den Absender, hält Firmpass den Versand eurer Pfarrei sofort an und versucht es nicht weiter. Viele Fehlversuche hintereinander können sonst dazu führen, dass euer Anbieter das Postfach sperrt. Alle, die die Einstellungen verwalten, bekommen dazu eine Benachrichtigung in Firmpass.
Prüfe unter E-Mail-Server Benutzername, Passwort und Absender-Adresse und teste die Verbindung.
Speichere die Zugangsdaten. Damit läuft der Versand von selbst wieder an.
Lag es nicht an den Zugangsdaten, etwa weil der Anbieter das Postfach inzwischen wieder freigegeben hat, klicke in der Mailzustellung auf Versand fortsetzen.
Wartende Mails gehen dabei nicht verloren, sie bleiben in der Warteschlange und gehen danach hinaus.
Häufige Ursachen für Ablehnungen
- Versandlimits des Anbieters. Fast jeder Anbieter begrenzt, wie viele Mails ein Postfach pro Stunde oder pro Tag verschicken darf. Dabei zählt jeder Empfänger, auch in Kopie oder Blindkopie.
- Neue Postfächer. In den ersten Wochen erlauben viele Anbieter deutlich weniger Mails. Bei Strato lässt sich im Kundenbereich die Option „Postfach wird zum Versand von größeren E-Mail-Mengen genutzt“ einschalten, allerdings erst 30 Tage nach Anlage des Postfachs.
- Falsche oder geänderte Zugangsdaten. Wurde das Passwort des Postfachs geändert, muss es auch unter E-Mail-Server neu eingetragen werden.
- Kostenlose Postfächer. Freemail-Angebote sind für Rundmails kaum geeignet, ihre Limits sind sehr niedrig.
Gut zu wissen
- Zugestellt heißt: an euren Mailserver übergeben. Ob die Mail im Postfach des Empfängers landet, entscheidet danach dessen Anbieter. Rückläufer, die erst später kommen, landen im Postfach eurer Absender-Adresse.
- Über fehlgeschlagene Mails informiert Firmpass höchstens einmal pro Stunde, und zwar nur in Firmpass selbst, nicht per E-Mail.
- Fehlgeschlagene Mails lassen sich 90 Tage lang erneut senden. Danach werden sie gelöscht.
- Von zugestellten Mails bleiben 90 Tage lang Betreff, Empfänger, Zeitpunkt und eine kurze Vorschau. Die vollständige Mail samt Anhängen wird nach der Zustellung gelöscht.
- Braucht eure Pfarrei regelmäßig mehr als 300 Mails pro Stunde, etwa mit einem eigenen Exchange-Server, melde dich bei uns. Das Limit lässt sich je Pfarrei anpassen.