Voraussetzung: Das Formular hat Einsendungen, und der E-Mail-Server ist eingerichtet. Ohne Einsendungen gibt es keine Empfänger.
Wo Rundmails liegen
Öffne die Einsendungen des Formulars und klicke oben rechts auf Rundmails. Links stehen die bisherigen Rundmails, rechts der Editor. Beim ersten Mal ist beides leer.
Eine Rundmail anlegen
Neue Rundmail öffnet rechts einen leeren Entwurf. Ganz oben steht, wie viele Mails hinausgehen würden.
Unter Versandart hast du zwei Möglichkeiten:
- Personalisierte Einzelmails ist voreingestellt und in fast allen Fällen richtig. Jede Person bekommt ihre eigene Mail, in der Platzhalter durch ihre Angaben ersetzt werden.
- Sammelmail (BCC) verschickt eine einzige Mail, alle Adressen liegen im BCC und sehen einander nicht. Ohne Personalisierung. Das ist der schnellere, aber unpersönlichere Weg.
Wichtig für Familien: Sind zwei Kinder unter derselben Adresse angemeldet, geht bei den Einzelmails eine Mail je Einsendung hinaus, nicht eine je Adresse.
Empfänger einschränken
Ein Klick auf die Zeile Empfänger klappt die Liste auf. Über Alle und Keine setzt du alle Häkchen auf einmal, das Suchfeld hilft bei langen Listen.
Betreff und Nachricht
Der Betreff ist Pflicht, ohne ihn lässt sich nichts senden. Unter Vorlage wählst du zwischen HTML (klassisch) und Nur Text. Für eine Pfarreimail reicht die einfache HTML-Vorlage.
Im Feld Nachricht schreibst du wie in einem Textprogramm. Ein / im Text öffnet das Menü der Platzhalter.
Oben stehen allgemeine Platzhalter wie Formularname oder Absendedatum. Scrollst du weiter, kommen die Felder deines Formulars, beim Namensfeld sogar getrennt nach Vorname und Nachname. Genau das brauchst du für eine persönliche Anrede.
Speichern legt die Rundmail als Entwurf ab. Erst danach erscheint der Block Anhänge mit Datei hochladen, und erst danach lässt sich senden.
Senden
Jetzt senden fragt noch einmal nach und nennt dabei die Zahl der Empfänger.
Danach wechselt die Rundmail auf Gesendet und ist schreibgeschützt. Drei Kacheln zeigen Empfänger, Gesendet und Fehlgeschlagen, darunter steht je Adresse der Zustellstatus mit Uhrzeit.
Gut zu wissen
- Nach der Rückfrage gibt es kein Zurück. Schick dir im Zweifel erst eine Probe an dich selbst, indem du unter Empfänger nur deine eigene Adresse anhakst und die Rundmail danach neu anlegst.
- Gesendet heißt: an den Mailserver übergeben. Ob die Mail im Postfach ankommt, sagt die Tabelle nicht.
- In der gesendeten Rundmail zeigt das Panel weiter den Platzhalter, nicht den eingesetzten Namen. Du siehst dort die Vorlage, nicht die einzelne Mail.
- Der persönliche Abmelde-Link, den die Beschreibung der Versandart nennt, entsteht nur, wenn du im Baukasten unter EINSTELLUNGEN im Abschnitt Abmeldungen den Schalter Aktiv gesetzt hast. Ist er aus, gehen laut demselben Abschnitt keine Abmelde-Links hinaus.
- Wer sich abgemeldet hat, wird beim Versand übersprungen. Das gilt nur für die Einzelmails, nicht für die Sammelmail.
- Die Karte links zeigt bei einem Entwurf 0 Empfänger, auch wenn alle angehakt sind. Gezählt wird erst, was tatsächlich hinausging.
- Eine Rundmail hängt immer an einem Formular. Für eine Nachricht an alle Firmlinge einer Gruppe ist sie nicht der richtige Weg.