Erst die Kategorie
Solange nichts angelegt ist, zeigt die Seite nur zwei Schaltflächen. Erste Kategorie anlegen ist der gedachte Weg, Raum ohne Kategorie die Abkürzung für Pfarreien mit einem einzigen Raum.
Eine Kategorie bündelt, was zusammengehört: Säle, Gruppenräume, Kirche und Kapelle. Drei Angaben entscheiden später über das Verhalten im Belegungsplan.
- Farbe im Belegungsplan macht im Wochenplan auf einen Blick sichtbar, welcher Raum welcher Art ist. Wenn du nichts änderst, bleibt es bei der Standardfarbe.
- Aktiv aus bedeutet, dass die Kategorie neuen Räumen nicht mehr angeboten wird. Bestehende Räume bleiben, wo sie sind.
- Wer darf die Räume dieser Kategorie buchen ist die eigentliche Weichenstellung. Alle heißt: jeder, der das Recht zur Raumbuchung hat. Einzelne Räume dürfen davon abweichen.
Den Raum anlegen
Steht die Kategorie, führt Neuer Raum oben rechts oder Raum in „…“ anlegen am Ende der Liste zum Raumdialog. Er ist lang, aber nur der obere Teil ist Pflicht.
- Standort ist für Pfarreien mit mehreren Häusern gedacht — „Pfarrheim, 1. Stock“ oder „Filialkirche St. Anna“.
- Kapazität erscheint später in der Raumauswahl als „(25 Plätze)“. Firmpass rechnet damit nicht und lehnt keine Buchung ab, weil zu viele Teilnehmende eingetragen sind.
- Ausstattung ist ein freies Textfeld und steht in der Raumliste unter dem Namen. „Beamer, Sitzkissen, Teeküche“ spart eine Rückfrage.
- Beschreibung ist ein interner Hinweis für das Pfarrbüro, etwa „Renovierung bis Oktober“.
Buchungsregeln
Der zweite Block legt fest, was beim Buchen erlaubt ist. Leer heißt jeweils: keine Einschränkung.
- Pufferzeit hält vor und nach jeder Buchung Minuten frei, damit Stühle geräumt und gelüftet werden kann.
- Buchungshorizont begrenzt, wie weit im Voraus gebucht werden darf. Ohne Angabe darf jemand das Pfarrheim für übernächstes Jahr blockieren.
- Max. Dauer deckelt die einzelne Buchung.
- Freigabe erforderlich schaltet den Raum auf Antrag: Buchungen sind erst gültig, wenn ein Genehmiger zustimmt.
- Mehrfachbelegung erlaubt lässt überlappende Buchungen zu. Für einen Kirchenraum, in dem parallel geprobt und geputzt wird, ist das sinnvoll; für einen Gruppenraum nicht.
- Aktiv (buchbar) aus nimmt den Raum aus dem Belegungsplan, ohne ihn zu löschen. Der richtige Schalter für eine Baustelle.
Wer darf buchen
Voreingestellt steht jeder Raum auf Von Kategorie erben, und daneben steht ausgeschrieben, was das gerade bedeutet. Eigene Einstellung löst den Raum aus der Kategorie — sinnvoll für den einen Saal, den nicht jede Gruppe belegen soll.
Genehmiger festlegen
Solange der Raum neu ist, steht an dieser Stelle nur der Satz, dass Genehmiger nach dem Anlegen festgelegt werden können. Das ist keine Fehlermeldung, sondern die Reihenfolge: erst Anlegen, dann den Raum über das Stiftsymbol wieder öffnen.
Über Person suchen und hinzufügen nimmst du eine oder mehrere Personen auf. Jede von ihnen sieht Anfragen für diesen Raum unter Anfragen und kann sie annehmen oder ablehnen.
Die Raumliste
Nach dem Speichern stehen alle Räume unter ihrer Kategorie.
Links wechselst du zwischen Alle Räume und den einzelnen Kategorien. Das Stiftsymbol öffnet den Raum wieder, das Papierkorbsymbol löscht ihn samt Buchungen.
Gut zu wissen
- Ein Raum ohne Kategorie ist möglich, aber unpraktisch: Er erbt kein Buchungsrecht und bekommt keine Farbe.
- Die Spalte GENEHMIGER zeigt nur die Anzahl, nicht die Namen. Wer zuständig ist, steht im geöffneten Raum.
- Wer selbst das Recht zur Raumverwaltung hat, bucht auch freigabepflichtige Räume direkt. Die Freigabe greift für alle anderen.
- Raum löschen im geöffneten Dialog entfernt auch die Buchungen, die daran hängen. Für eine Pause ist Aktiv (buchbar) der bessere Schalter.