Der Belegungsplan
Die Startseite des Bereichs zeigt, was wann belegt ist. In der Ansicht Tag steht jeder Raum in einer eigenen Spalte.
Die Legende rechts erklärt die Rahmen: Bestätigt, Angefragt und Eigene. Über das Datumsfeld springst du zu einem beliebigen Tag, über die Auswahl daneben blendest du Kategorien aus.
Achtung: Beim Wechsel auf Woche wird aus der Kategorieauswahl unbemerkt eine Raumauswahl. Firmpass nimmt den ersten Raum und schreibt ihn in die Überschrift. Wenn ein Termin fehlt, den du sicher gebucht hast, steht dort meist der falsche Raum.
Eine einzelne Buchung
Neue Buchung öffnet den Dialog. Raum, Titel und die beiden Zeiten reichen aus.
- Ganztägig setzt den Termin auf 00:00 bis 23:59 und blendet die Uhrzeiten aus.
- Buchung für (extern) ist für Gruppen gedacht, die nicht in Firmpass stehen — der Kegelverein, die Nachbarpfarrei. Der Name erscheint im Belegungsplan in der Spalte FÜR.
- Teilnehmerzahl und Notiz sind reine Information für den, der den Raum herrichtet.
- Ganz unten steht entweder Wird direkt gebucht. oder ein Hinweis auf die nötige Freigabe. Er erscheint erst, wenn beide Zeiten gefüllt sind.
Serientermine
Die Gruppenstunde am Donnerstag legst du nicht zwölfmal einzeln an. Das Häkchen Wiederholen (Serie) klappt zwei zusätzliche Felder auf.
Unter Rhythmus wählst du den Abstand, unter Serienende das letzte mögliche Datum. Firmpass legt jeden Termin einzeln an und prüft ihn einzeln auf Konflikte. Ist ein Donnerstag schon belegt, fällt nur dieser eine aus — die übrigen entstehen trotzdem. Nach dem Speichern meldet Firmpass, wie viele Termine tatsächlich gebucht wurden.
Meine Buchungen
Der Reiter Meine Buchungen listet deine eigenen Termine, nach Tagen gruppiert.
Vier Reiter teilen die Liste auf: Anstehend, Wartet auf Freigabe, Vergangen und Abgelehnt. Wer eine Anfrage gestellt hat, sieht hier, ob sie durch ist.
Ändern und stornieren
Das Menü hinter den drei Punkten am Zeilenende führt die möglichen Schritte.
Diesen Termin stornieren nimmt genau den einen Donnerstag heraus, an dem die Gruppe im Zeltlager ist. Ganze Serie stornieren räumt alle noch anstehenden Termine ab. Bei einer einzelnen Buchung fehlt der zweite Eintrag.
Anfragen freigeben
Räume mit dem Schalter Freigabe erforderlich erzeugen keine Buchung, sondern eine Anfrage. Sie landet bei den Personen, die im Raum als Genehmiger eingetragen sind.
Wichtig ist der Untertitel: Die Seite zeigt nicht alle offenen Anfragen der Pfarrei, sondern nur die für deine eigenen Räume. Wer alle sehen will, muss bei jedem freigabepflichtigen Raum als Genehmiger stehen. Solange dort niemand eingetragen ist, bleibt eine Anfrage liegen, ohne dass jemand davon erfährt.
Gut zu wissen
- Wer das Recht zur Raumverwaltung hat, bucht auch freigabepflichtige Räume direkt. Der Hinweis im Dialog sagt es vor dem Klick.
- Die Zeitfelder erwarten Datum und Uhrzeit. Am schnellsten geht es mit dem kleinen Kalendersymbol am Feldrand.
- Überschneidungen weist Firmpass ab, sofern der Raum nicht auf Mehrfachbelegung erlaubt steht. Die eingestellte Pufferzeit zählt dabei mit.
- Eine stornierte Buchung ist weg, nicht archiviert. Für eine Verschiebung ist Bearbeiten der bessere Weg.