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Einsendungen auswerten

Jede ausgefüllte Antwort auf ein Formular heißt in Firmpass Einsendung. Sie landet im Panel, unabhängig davon, ob eine Benachrichtigungsmail hinausgeht. Hier siehst du alle auf einen Blick, kannst einzelne aufklappen und die ganze Liste nach Excel exportieren.

Die Liste

Du kommst auf zwei Wegen hin: im Baukasten über Einsendungen oben, oder in der Übersicht über die Zahl in der Spalte EINSENDUNGEN.

Die Seite Einsendungen mit den fünf Reitern Eingegangen, Markiert, Spam, Papierkorb und Abgemeldet sowie zwei Zeilen mit Datum, Name, E-Mail und Telefon.
Die Zahl neben jedem Reiter sagt, wie viele Einsendungen dort liegen.

Fünf Reiter teilen die Einsendungen auf: Eingegangen ist der normale Posteingang, Markiert sammelt, was du dir vorgemerkt hast, Spam und Papierkorb nehmen Aussortiertes auf, Abgemeldet zeigt, wer sich über den Abmelde-Link wieder ausgetragen hat.

Die Tabelle zeigt neben dem Datum bis zu fünf Felder als Spalten. Welche das sind, legst du im Baukasten unter EINSTELLUNGEN im Abschnitt Allgemein fest. Ohne eigene Auswahl nimmt Firmpass die ersten drei Felder.

Eine Einsendung ansehen

Details am Ende der Zeile öffnet ein Fenster mit allen Antworten, auch denen, die nicht als Spalte in der Tabelle stehen.

Das Fenster Einsendung mit dem Block Feldwerte, in dem alle fünf Antworten stehen, und darunter dem Block Meta.
Unter Feldwerte steht die vollständige Antwort.

Unter Meta stehen technische Angaben zum Absenden, darunter die IP-Adresse des Besuchers. Das ist bei Spam-Verdacht nützlich und ansonsten uninteressant. Mit Bearbeiten korrigierst du eine Antwort, etwa einen Zahlendreher in der Telefonnummer. Die Änderung wird protokolliert und im Fenster als Zuletzt bearbeitet vermerkt.

Aussortieren

Das Menü hinter den drei Punkten am Zeilenende führt die möglichen Schritte.

Das geöffnete Zeilenmenü mit den Einträgen Markieren, Als Spam, In Papierkorb und Endgültig löschen.
Aus Eingegangen führen drei Wege heraus.
  • Markieren ist kein Sternchen, sondern ein Wechsel des Status. Die Einsendung verschwindet aus Eingegangen und taucht unter Markiert auf.
  • Als Spam und In Papierkorb räumen die Einsendung weg, ohne sie zu löschen.
  • Endgültig löschen entfernt sie wirklich. Firmpass fragt vorher nach, rückgängig machen lässt es sich danach nicht.
Das Zeilenmenü im Reiter Spam mit den Einträgen Markieren, Wiederherstellen, In Papierkorb und Endgültig löschen.
Nur in Spam und Papierkorb gibt es Wiederherstellen.

Achtung: Aus Markiert führt kein direkter Weg zurück, das Menü bietet dort kein Wiederherstellen an. Wenn du eine Markierung doch loswerden willst, setze die Einsendung erst Als Spam und dann von dort Wiederherstellen. Sie steht danach wieder unter Eingegangen.

Nach Excel exportieren

Für die Küche, die Fahrtenliste oder das Pfarrbüro brauchst du die Antworten meist als Tabelle. Als Excel exportieren oben rechts öffnet dafür einen Dialog.

Der Dialog Excel-Export mit dem Häkchen Gesamter Zeitraum, den fünf Status-Häkchen, der Feldauswahl und den Schaltflächen Abbrechen und Herunterladen.
Voreingestellt sind Eingegangen und Markiert und alle Felder.

  1. Lass Gesamter Zeitraum stehen oder grenze über Von und Bis ein.

  2. Wähle unter Status, welche Ansichten mit sollen. Spam und Papierkorb sind bewusst nicht angehakt.

  3. Unter Felder nimmst du ab, was in der Tabelle nicht gebraucht wird. Keine auswählen leert die ganze Liste.

  4. Technische Details mitsenden ergänzt Nummer, Datum und Status je Zeile. Für eine Liste zum Abhaken brauchst du das nicht.

  5. Herunterladen erzeugt die Datei im Browser.

Gut zu wissen

  • Eine Einsendung entsteht auch dann, wenn keine Benachrichtigungsmail hinausgeht. Die Liste im Panel ist die verlässliche Quelle, nicht das Postfach.
  • Der Hinweis über der Spam-Liste spricht von automatisch markierten Einsendungen. Er erscheint auch dann, wenn du selbst aussortiert hast.
  • Der Reiter Abgemeldet bleibt leer, solange du unter Abmeldungen nichts eingeschaltet hast.
  • Einsendungen enthalten personenbezogene Daten. Lade den Export nur dorthin herunter, wo er hingehört, und lösche ihn, wenn die Aktion vorbei ist.
  • Wer alle Einsendenden eines Formulars anschreiben will, nimmt nicht den Export, sondern die Schaltfläche Rundmails daneben. Dazu kommt ein eigener Artikel.

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