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Formular veröffentlichen und einbetten

Ein fertig gebautes Formular liegt zunächst als Entwurf im Panel und ist für niemanden erreichbar. Erst das Veröffentlichen macht daraus eine Seite mit eigener Adresse, die du verschicken oder in eure Pfarrei-Website einbauen kannst.

Voraussetzung: Das Formular ist gebaut und gespeichert. Wie das geht, steht unter Formular erstellen.

Zuerst: Wer erfährt von einer Einsendung

Öffne unter EINSTELLUNGEN den Abschnitt Benachrichtigungen. Er ist von Anfang an aktiv und enthält eine Standard-Benachrichtigung, die bei jeder Einsendung eine Mail an die Verwaltungsadresse schickt.

Der Abschnitt Benachrichtigungen mit dem Schalter Aktiv und der aufgeklappten Standard-Benachrichtigung samt Empfängerfeld.
Im Feld An steht, wer die Mail bekommt.

Trag hier die Adresse ein, die die Anmeldungen wirklich sehen soll, etwa die des Pfarrbüros. Mehrere Adressen trennst du mit Komma. Wenn niemand eine Mail bekommen soll, nimm oben rechts das Häkchen bei Aktiv heraus. Damit die Mails auch hinausgehen, muss der E-Mail-Server eingerichtet sein.

Anmeldeschluss setzen

Ein Anmeldeschluss verhindert, dass zwei Tage vor dem Termin noch Anmeldungen eintrudeln. Er sitzt unter Form-Locker im Block Zeitplanung.

Der Block Zeitplanung mit aktiviertem Häkchen, den Feldern Startdatum, Startzeit, Enddatum und Endzeit sowie dem Textfeld Meldung wenn geschlossen.
Ohne Startdatum ist das Formular sofort offen und schließt zum Endtermin.

  1. Setze das Häkchen bei Zeitplanung aktivieren.

  2. Trage Enddatum und Endzeit ein. Startdatum und Startzeit kannst du leer lassen.

  3. Schreib unter Meldung wenn geschlossen einen Satz, der weiterhilft, etwa den Hinweis auf das Pfarrbüro.

Im selben Abschnitt liegen außerdem Eintragslimits für eine Höchstzahl an Anmeldungen und Nur angemeldete Nutzer, wenn nur Mitglieder eurer Pfarrei absenden dürfen.

Veröffentlichen

Speichere, dann klicke oben rechts auf Veröffentlichen. Der Kopf zeigt danach die Marke Veröffentlicht, bei gesetzter Zeitplanung daneben den Hinweis, bis wann das Formular offen ist. Aus der Schaltfläche wird Zurückziehen.

Der Kopf des Baukastens nach dem Veröffentlichen mit der grünen Marke Veröffentlicht, dem Hinweis Bis 08.10. offen und der Schaltfläche Zurückziehen.
Ab jetzt ist die öffentliche Adresse erreichbar.

Die Adresse steht klein unter dem Formularnamen, im Muster /f/anmeldung-zum-elternabend. Bequemer geht es in der Übersicht: das Menü hinter den drei Punkten hat den Eintrag Link kopieren.

Das geöffnete Menü einer Formularzeile mit den Einträgen Bauen, Vorschau, Einsendungen, Link kopieren, Duplizieren, Archivieren und Löschen.
Im selben Menü liegen auch Duplizieren und Archivieren.

So sieht die Seite für einen Besucher aus. Oben steht die Formularbeschreibung, darunter die Felder, unten der Absenden-Knopf in der eingestellten Akzentfarbe.

Die öffentliche Formularseite mit farbigem Kopfbalken, der Beschreibung des Elternabends und den Feldern Name, E-Mail, Telefon und Anmerkungen.
Die öffentliche Seite braucht kein Konto, jeder mit dem Link kann sie ausfüllen.

Auf der Pfarrei-Website einbetten

Statt nur zu verlinken, kannst du das Formular direkt in eine Seite eurer Website einbauen. Setze dazu in den EINSTELLUNGEN unter Allgemein das Häkchen bei Einbetten auf anderen Websites erlauben (iframe).

Das gesetzte Häkchen Einbetten auf anderen Websites erlauben mit dem darunter erschienenen iframe-Code und der Schaltfläche Embed-Code kopieren.
Der fertige Code erscheint direkt unter dem Häkchen.

Darunter erscheint ein fertiger Code-Schnipsel. Embed-Code kopieren legt ihn in die Zwischenablage, von dort fügst du ihn in eure Website ein oder schickst ihn an die Person, die sie betreut. Vergiss das Speichern nicht.

Die eingebettete Fassung zeigt nur das Formular, ohne farbigen Kopfbalken und mit durchsichtigem Hintergrund, damit sie sich in eure Seite einfügt.

Zurückziehen und archivieren

Zurückziehen setzt das Formular wieder auf Entwurf. Die öffentliche Adresse zeigt dann Formular nicht gefunden, die bisherigen Einsendungen bleiben erhalten. Ist eine Aktion vorbei, verschiebst du das Formular über Archivieren im Menü der Übersicht in den Reiter Archiv. Das räumt die Liste auf, ohne etwas zu löschen.

Gut zu wissen

  • Die Schaltfläche Vorschau öffnet die öffentliche Adresse in einem neuen Tab. Solange das Formular ein Entwurf ist, steht dort Formular nicht gefunden. Prüfe die Vorschau also erst nach dem Veröffentlichen.
  • Das Einbetten setzt ein veröffentlichtes Formular voraus. Solange es ein Entwurf ist, erscheint kein Code.
  • Ist Übersicht vor dem Absenden anzeigen aktiv, heißt der Knopf für den Besucher Weiter zur Übersicht und erst der zweite Schritt sendet ab.
  • Ändere die Formular-URL nach dem Veröffentlichen nicht mehr. Verschickte Links und eingebettete Codes zeigen sonst ins Leere.
  • Der Abschnitt Abmeldungen ist ausgeschaltet. Er hängt an den Benachrichtigungen: der Abmelde-Link wird nur an Mails angehängt, die an die im Formular angegebene Adresse gehen.

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