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Führungszeugnisse verwalten

Wer mit Firmlingen arbeitet, legt der Pfarrei ein erweitertes Führungszeugnis vor. Firmpass hilft dir, den Überblick zu behalten: Wer hat eins, wessen läuft bald ab, bei wem fehlt es. Gespeichert wird dabei nur ein einziges Datum.

Datensparsam gebaut: Firmpass speichert ausschließlich das Ausstellungsdatum. Kein Scan, keine Nummer, kein Inhalt, keine Bemerkung. Das Zeugnis selbst bleibt bei euch im Pfarrbüro, das Panel führt nur die Übersicht.

Du findest die Seite in der Firmvorbereitung unter dem Reiter Führungszeugnisse. Sie zeigt alle Betreuer, also die Firmleiter und Firmhelfer eurer Firmgruppen. Firmlinge stehen hier nicht.

Wer in der Liste auftaucht

Niemand wird hier von Hand eingetragen. In die Liste kommt automatisch, wer in einer Firmgruppe die Rolle Firmleiter oder Firmhelfer trägt. Fehlt jemand aus eurem Team, hat er noch keine dieser Rollen.

  1. Am Anfang steht bei allen Fehlt. Oben zählen sechs Kacheln zusammen, wie viele Betreuer es gibt und wie sie stehen.

    Die Seite Führungszeugnisse mit zwei Betreuern, beide mit dem Status Fehlt, darüber die sechs Kacheln.
    Zwei Betreuer, bei beiden fehlt das Zeugnis noch.

Ein Führungszeugnis eintragen

  1. Sobald dir jemand sein Zeugnis vorlegt, klicke in seiner Zeile auf Hinzufügen.

  2. Trage unter Datum des Führungszeugnisses das Ausstellungsdatum ein, nicht den Tag, an dem du es gesehen hast. Firmpass rechnet daraus, wann es abläuft.

    Der Dialog Führungszeugnis hinzufügen für Sabine Grunert mit dem einzigen Feld Datum des Führungszeugnisses.
    Ein Feld, mehr braucht es nicht.

  3. Speichern schließt den Dialog. Der Status springt sofort um.

  4. Später korrigierst du den Eintrag über den Stift, der Papierkorb löscht ihn wieder. Legt jemand ein neues Zeugnis vor, ändere einfach das Datum.

Die Status lesen

Aus Geburtsdatum und Ausstellungsdatum errechnet Firmpass den Stand. Die Liste rechnet mit einer Gültigkeit von drei Jahren, warnt drei Monate vorher und setzt die Altersgrenze bei 16 Jahren an.

  1. Vorhanden ist grün und nennt die Restlaufzeit. Läuft bald ab färbt sich bernstein, sobald es knapp wird.

    Die Liste mit zwei Einträgen: eines gültig für 20 Monate in Grün, eines noch gültig für 1 Monat in Bernstein.
    Grün ist in Ordnung, bernstein heißt: dranbleiben.

  2. Abgelaufen ist rot. Fehlt heißt: alt genug, aber kein Zeugnis eingetragen.

  3. Bald benötigt und Nicht relevant betreffen junge Betreuer, die die Altersgrenze noch nicht erreicht haben.

Achtung, zwei Rechnungen: Die Fristen dieser Liste stehen fest. Die Werte unter Einstellungen > Führungszeugnis-Mails gelten nur für die Erinnerungs-Mails. Stellst du dort fünf Jahre ein, bleibt die Liste trotzdem bei drei. Die Mail kann also schweigen, während die Liste schon warnt, und umgekehrt.

Suchen, filtern, exportieren

Über der Tabelle suchst du nach Namen und filterst nach Status, etwa auf Abgelaufen vor der nächsten Teamrunde. Ein Klick auf Name sortiert die Liste. Excel Export lädt genau das herunter, was gerade gefiltert ist, mit Namen, Geburtsdatum, Alter, Ausstellungsdatum und Status.

Gut zu wissen

  • Ohne Geburtsdatum kann Firmpass nichts rechnen. Die Zeile steht dann auf Nicht relevant (Alter unbekannt). Pflege das Geburtsdatum nach, sonst rutscht jemand durch.
  • Je Person führt die Übersicht genau ein Zeugnis. Eine Historie früherer Zeugnisse gibt es nicht.
  • Die Seite sieht standardmäßig nur der Firmverwalter. Ob Firmleiter Zugriff bekommen, entscheidest du unter Rollen & Rechte.
  • Wer das Zeugnis einsieht, dokumentiert das in der Regel für die Diözese. Firmpass ersetzt diese Dokumentation nicht, es hilft nur beim Nachhalten der Fristen. Was bei euch gilt, sagt euch die Präventionsstelle eures Bistums.
  • Löscht du einen Eintrag, ist das Datum weg. Das ist die richtige Wahl, wenn jemand ausscheidet.

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